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初识时间管理利器-Microsoft Bookings

Microsoft Booking,顾名思义,它是微软Office 365平台一个全新的增值服务产品。Bookings提供了通过电话安排约会的有效替代方法。基于Web的可自定义预订页面,使你的客户可全天候查找可预约时间并安排约会。已预订的约会可立即显示在工作人员日历上,并可自动更新。客户只需单击几下即可将约会添加到个人日历。每个人都知道他们需要预订的地点和时间。

通过Bookings移动应用能够随时随地按需获取对客户、员工和日历信息的完全访问权限。使用该应用可轻松地向客户发送电子邮件、致电或发短信,或者通过几次点击创建新约会。

通过 Bookings,你可以获得:

  • 预订页面,在每个人都为可预约状态时,客户可在其中安排业务约会。
  • 一个面向企业的日历,可与相关的Office 365日历集成,用于管理客户约会,企业所有者还可将其用于记录客户偏好设置、管理职员列表和日程安排、定义服务和定价、设置工作时间,以及自定义如何安排服务和职员日程。
  • 面向企业的移动应用程序中的业务所有者可以查看预订、 进行手动的预定和访问客户名单和联系信息。


主要有以下场景

1. 让客户满意

从电话无人接听到需要提醒自己记得在营业时间打电话,电话预约常常伴随着各种麻烦。据一项调查显示,40%的客户表示以后与业务方的交互更倾向于自助服务而不是人工方式,70%的客户认为业务方网站应具备自助服务选项。

Bookings便可提供此自助服务选项。客户可在任何时间进行在线预约 (24/7),选择时间和所需的服务,甚至可选择中意的服务员工。完成预约后,客户会收到确认电子邮件,且可将其中包含的日历邀请轻松添加到个人日历中。取消预约和重新安排预约(取决于具体的业务策略)的操作也可直接通过在线方式从电子邮件确认消息中执行和完成。一些客户仍倾向于电话预约?不成问题。手动将预约输入Bookings,客户依然会接收到电子邮件预约确认消息和提醒。

2. 节省时间

通过电话形式安排预约对你和员工来说都不是轻松的事情。使用 Bookings 可减少你和员工接听电话、安排预约、错过电话以及向客户发送预约提醒所花费的时间,由此减少错过预约进而损失潜在业务的担忧。

Bookings 包含的基于Web的预订页面设置方便且可自定义,可将其嵌入网站、添加到Facebook页面或通过一个唯一的Office 365链接进行访问。

通过 Bookings 可记录客户偏好、管理员工列表和日程安排、定义服务和定价、设置营业时间以及自定义如何计划服务和安排员工。你的客户可在方便时获取所需的全部信息,并且不会占用你和员工的宝贵时间。

3. 减少不履约的可能性

错过预约以及不履约会浪费时间、造成困扰以及影响业务收入。如果员工未按约提供服务则情况更糟。使用 Bookings 的自动确认和提醒功能可减少这种情况的发生。提醒会显示关键信息和一条预约链接,可 让员工和客户双方知悉即将到来的预约。对员工而言,每个新的预约会自动添加到其日历中,且如果出现更改或取消会相应更新预约信息。

4. 随时随地管理预约

作为企业所有者,总是有外出办公的时候。需要在外出办公时进行预约或重新安排预约?在外出行期间想随时了解下一个行程?Bookings包含的移动应用具有以下功能,可带给你和员工更多灵活性、便捷性和可控性:

•    随时随地访问日历和预订详情

•    移动办公时可使用应用进行手动预约来满足客户需求

•    快速访问电子邮件,必要时可呼叫客户或向客户发送文本消息

在为客户提供服务的同时,客户可从办公室、家中、沙龙座椅、汽车修理店或办公区等候室进行后续预约,这样便可轻松做成回头生意,增加销售额。


如果您已经是Microsoft Office 365商业高级版或者E3版本,您可以直接激活”Microsoft Booking”服务。在您的Office 365管理中心页面,点击”账单”选择”购买服务”,找到附加订阅,然后”立即购买”






此时我们已经完成购买,可以正常使用了。当然,我们需要对Office 365用户分配该产品许可



点击”Bookings”,第一次打开该应用,您将看到主页上,其中包括左侧的导航和三个突出的图块的指导您完成安装,并介绍新功能。


点击”立即获取”,键入您的公司信息


稍等片刻将会进入Bookings主页面


点击”公司信息”设置您公司主要信息,包括公司logo


当然如果您需要细化安排您的时间,例如,每周一进行例会,不再安排其他事件,当用户转到预订页面时,他或她将看到这个时间段不可用。


设置企业所需的日程

Microsoft bookings默认提供以下几个日程策略

策略 描述
时间增量 确定约会之间的时间间隔。15 分钟的时间间隔,如意味着客户无法安排 8:00,8:15,8:30,60 分钟约会等。相反,60 分钟的时间间隔表示小时才可用约会。
最小提前数 构建您基于的约会,因此很重要了解提前多少客户即将服务在任何特定日期计划的人员配备计划。前置重叠时间策略允许您指定的小时数提前客户应 》 书籍或取消约会。
最大提前数 如果您想要限制程度提前客户可以预订约会,这是您的设置 !您可以设置 365 天或多项的最大值。
创建或更改预订时通知 选择此选项,当您想要接收的电子邮件客户随时书籍约会或更改现有。电子邮件将转到业务信息页面上指定的邮箱。





创建服务

当您在Microsoft Bookings中定义服务时,您可以设置其他操作、服务名称、说明、位置、持续时间、客户和人员,到默认提醒之间设置该服务,有关内部笔记和定价。您还可以添加标签限定提供服务的雇员。然后,当客户业务网站预定约会时,他们可以看到完全有哪些类型的约会和多少其服务的费用。他们也可以选择他们想要提供服务的人员。



创建公司员工列表信息

在Microsoft Bookings创建企业员工共列表和管理员工成员详细信息,如姓名的员工电话号码和电子邮件地址。这样可以合理为每位职员设置工作时间。


其中,关于员工权限

角色 是否有Office 365账户 在Bookings中可以执行哪些操作
管理员 员工有Office 365帐户
  1. 编辑所有设置
  2. 添加和删除人员
  3. 创建、 编辑或删除的预订
查看者 员工有Office 365帐户
  1. 在您的个人日历上看到您自己的预订
  2. 收到一个会议邀请时分配给预订,以便您可以将其添加到您的个人日历 (必需的有效电子邮件地址)
  3. 接收电子邮件提醒的即将到来的预订
  4. 收到取消通知和更改的通知
来宾 员工没有Office 365帐户
  1. 注册提供预定的服务,但是不能访问预订
  2. 收到一个会议邀请时分配给预订,以便您可以将其添加到您的个人日历 (必需的有效电子邮件地址)
  3. 接收电子邮件提醒的即将到来的预订
  4. 收到取消通知和更改的通知

设置员工的工作时间

选择人员,,然后选择职员要设置其时间


取消勾选”使用营业时间”


当员工关闭安排一天时,该员工在预订页面上不可用。使用预订页面的客户将不能在该日期为服务安排他或她。


安排节假日和假期时间

企业办公时间往往涉及到休假、节假日等,这样我们不能安排他的工作时间。



当然,我们也可以在手机端使用”Bookings”服务


以上即是一个简单介绍,通过Microsoft Bookings,企业能够更好的利用时间、合理安排工作事宜提高企业生产力。期待您的发挥,让其体现更大价值。

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该日志由 TingXu 于2018年05月02日发表在 Office 365 分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。
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