探索 Microsoft Planner 在项目组合管理中的应用

在现代企业中，项目组合管理（PPM, Project Portfolio Management）是一项至关重要的职能，旨在优化资源分配、最大化投资回报并确保战略目标的实现。Microsoft Planner作为一个直观、易用的任务管理工具，在PPM中的潜力不容忽视。本文将探讨如何利用Microsoft Planner提升PPM的效率，并结合其与其他Microsoft 365工具的集成，构建全面的项目管理生态系统。。

一、Microsoft Planner在PPM中的应用场景

通过以下几个关键应用场景，Microsoft Planner可以显著提升项目组合管理的效果：

二、Microsoft Planner 在项目组合管理中的优势

1. 统一的协作空间

Microsoft Planner 为项目组合中的各个项目提供了统一的线上协作空间。不同部门的成员可以在这里汇聚，围绕项目任务展开讨论、共享文件。例如，在一个涉及产品研发、市场推广和售后支持的项目组合中，研发人员可以实时更新技术难题，市场人员分享推广策略的调整，售后团队反馈客户的最新需求，各方信息实时同步，打破了部门墙，极大提升了协作效率。

2. 可视化的项目进度跟踪

通过其看板式的任务展示，项目管理者能够一眼看清每个项目的进度。任务所处的不同阶段，如待办、进行中、已完成，都有明确的标识。对于项目组合管理者而言，这意味着可以同时监控多个项目的健康状况，快速识别出潜在风险项目。比如，若发现某个项目的多数任务卡在 “进行中” 阶段且临近截止日期，便能及时介入调查，调配资源解决问题。

3. 智能的资源分配与管理

结合 Office 365 中的其他工具，如 Excel 用于数据分析、Power BI 进行可视化报表展示，Microsoft Planner 能够助力管理者实现智能化的资源分配。依据过往项目数据和当前项目需求，精准计算人力、时间等资源的投入，确保各个项目都能得到合理的支持，避免资源的过度集中或短缺。

四、如何实现

Portfolios 可以为您提供所有高级计划和任务的综合视图，确保没有任何东西漏掉，从而帮助简化复杂的计划监督。

• 拥有 Planner 和 Project Plan 3 或 Planner 和 Project Plan 5 许可证的用户将能够通过组合管理来分组和管理相关计划、跟踪高级别进度以及使用路线图视图直观地组织任务。
• 拥有 Microsoft 365 中的 Planner 或Planner Plan 1许可证的用户可以在只读模式下查看与他们共享的项目组合。

选择 My Portfolios （我的项目组合） 选项卡以开始使用您的第一个产品组合。然后，选择 + New Portfolio 按钮。

您可以直接选择左侧导航底部 + New plan 按钮右侧的向下箭头，然后选择 Portfolio

之后，将多个计划整合到一个项目组合中：通过为正在进行的计划创建项目组合，简化跟踪可交付成果和截止日期的流程。选择 Create （创建） 按钮后，您将看到以下消息：“您的项目组合中没有计划。选择 + 添加计划 按钮以访问您所属的所有高级计划的列表，包括您创建的计划以及您 已添加到的计划

按照右侧的Add Plan 窗格中的说明，选择要 添加到新产品组合的计划并连接 。

从计划中提取并显示在“计划”视图中的属性 包括 Project Manager、Progress （% complete）、Start Date 和 Finish Date

以可视化时间线的形式查看您的计划组合 及其相关任务：将 plan 添加到组合管理之后，就会在 Roadmap 视图中为该Plan创建一行。 在 Roadmap 视图中，您可以轻松地从包含的计划中添加任务，并在时间轴视图中直观地跟踪它们。

• 要将任务添加到时间轴，这意味着在 Roadmap 视图中选择相应的 plan。
• 选择后，您将看到一个 Details 窗格在 Teams 右侧打开，其中包含与计划相关的请求列表。在此处，选择要 添加到 Roadmap 视图的 task（或任务），然后选择 Add items。

所选任务 将显示为 该计划的可视时间线

与团队成员协作：Planner 中的项目计划使用 Microsoft 365 组来邀请用户协作

五、Microsoft 365生态系统的支持

Microsoft Planner的优势在于它无缝集成于Microsoft 365生态系统中，使其成为一个强大的PPM工具。以下是一些重要的集成点：

• Power Automate：通过自动化工作流程，简化任务创建和通知流程。例如，当新项目被批准时，可以自动创建一个Planner计划。

• Power BI：通过数据可视化工具，提供实时的项目组合健康状况、任务进展和资源分配情况。
• Microsoft Project：对于复杂项目，可以将Planner任务同步到Microsoft Project中，进行更深入的计划和跟踪。

• Outlook与To Do：Planner任务可以直接同步到Outlook日历和To Do应用，方便个人任务管理。

Microsoft Planner 在项目组合管理方面展现出了强大的功能与潜力，它有效应对了传统管理模式下的诸多挑战，助力企业提升项目成功率、优化资源利用、加强团队协作。然而，随着技术的不断发展和企业需求的日益复杂，未来 Microsoft Planner 还有持续进化的空间，如进一步深化与人工智能的融合，实现更智能的任务预测与风险预警，为项目组合管理带来更多的创新解决方案，推动企业在数字化浪潮中稳健前行。