在Outlook中使用Copilot整理我的收件箱

在当今的信息爆炸时代，我们每天都要面对大量的电子邮件、文档、数据、演示等工作内容，如何有效地管理和处理这些内容，是我们提高工作效率和质量的关键。在这篇博客文章中，我将为你介绍如何借助Copilot for Microsoft 365整理我们的Outlook收件箱，以更加自动化和智能化你的日常工作任务，让你有更多的时间和精力去专注于更重要的事情。

1 Outlook收件箱规则：让你的收件箱更清爽

如果你和我一样，每天都要收发大量的电子邮件，那么你一定会感到压力和烦恼，因为你不知道哪些邮件是重要的，哪些邮件是可以忽略的，你怎么才能及时回复和处理你的邮件，而不影响你的其他工作。这时候，你就需要Outlook邮件规则的帮助了。

Outlook邮件规则是一种自动化的功能，它可以根据你设定的条件和操作，对你收到或发送的邮件进行分类、移动、删除、转发、回复等操作。你可以根据邮件的发件人、收件人、主题、内容、附件等属性，创建不同的规则，让Outlook为你处理邮件。例如，你可以创建一个规则，把所有来自你的老板的邮件标记为重要，并移动到一个特定的文件夹，这样你就不会错过任何重要的信息。或者，你可以创建一个规则，把所有包含“会议”或“日程”等关键词的邮件转发给你的助理，让他/她为你安排日程。Outlook邮件规则可以帮助你节省时间，减少干扰，提高工作效率。

创建Outlook邮件规则的方法很简单，你只需要按照以下步骤操作：

1. 在Outlook中，选择“文件”菜单，然后选择“管理规则和通知”。

2. 在弹出的对话框中，选择“新建规则”。

3. 在“开始创建规则”部分，你可以选择一个预设的模板，或者选择“自定义规则”。

4. 在“规则向导”中，你可以根据你的需要，选择不同的条件和操作，以及是否应用于所有账户或特定账户。

5. 在每个步骤中，你可以点击“下一步”继续，或者点击“上一步”返回修改。

6. 在最后一步中，你可以给你的规则起一个名字，选择是否立即运行该规则，以及是否将该规则应用于已存在的邮件。

7. 点击“完成”保存你的规则。

你可以随时在“管理规则和警报”对话框中，修改、删除、启用或禁用你创建的规则。

2 Copilot ，快速识别我的重要邮件

如果你不想花时间去设置每一步的细节，你可以尝试使用Copilot for Microsoft 365的新功能，它可以让你用自然语言来创建邮件规则。你只需要呼唤出Copilot，然后告诉它你想要怎样的规则，比如“把所有来自老板的邮件都放到重要文件夹里”，Copilot就会自动为你生成相应的规则。这样，你就可以快速而方便地管理你的邮件，而不需要繁琐的操作步骤。

在New Outlook for Windows客户端中，选择“Copilot 图标”，根据提示，键入提示词

Outlook将弹出规则框以确认您的指令，再次进行确认。

开始执行邮件规则

都已经做了蓝色标记

在过去，我总是觉得创建邮件规则是一件很麻烦的事情，需要花费很多时间和精力。但是自从有了Copilot的帮助，我就可以轻松地创建各种各样的规则，让我的电子邮件按照主题和发件人进行自动分类和归档，这样我就不用担心会漏掉任何一封重要的邮件，也可以提高我的工作效率和效果。